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Wenn man guten Gebrauch von seiner Zeit machen will, muß man wissen, was am wichtigsten ist, und sich dann mit ganzer Kraft dafür einsetzen.

Lee Iacocca

 

Prioritäten

Im beruflichen Umfeld gibt es wichtige und unwichtige Aufgaben. Einige dieser Aufgaben tragen viel zum Erfolg der Arbeit bei, andere weniger.

Kaum jemand wird bestreiten, dass es viel Sinn macht, sich zuerst um die wichtigen zeitkritischen Aufgaben zu kümmern und die unwichtigeren ohne Terminierung hinten anzustellen. Jedem ist klar, dass möglichst viele wichtige und dringende Aufgaben erledigt werden sollten, wobei im Zweifel die Restlichen vernachlässigt werden müssen.

Die Frage stellt sich, wann Sie Dinge erledigen sollten, die wichtig, aber nicht dringend sind. Oder solche, die dringend sind, aber nicht wichtig. Wann geben Sie sich Zeit, die wichtigen Aufgaben zu erledigen, bevor sie dringend werden.

Ein Weg, Antworten auf diese Fragen zu finden besteht in einer Priorisierung Ihrer Aufgaben, da sicherlich die Wenigsten ausreichend Zeit finden, um alle anstehenden Dinge mit gleicher Intensität anzugehen. Eine Möglichkeit, diese Priorisierung vorzunehmen ist, sich eine Idee des früheren US-Präsidenten und Generals Dwight D. Eisenhower zu Nutze zu machen: das Eisenhower-Diagramm.

Das Eisenhower-Diagramm

Nach Eisenhowers Idee werden alle Aufgaben nach deren Dringlichkeit und Wichtigkeit in ein Raster eingetragen. Dieses Raster besteht aus vier Quadranten, die folgende Bedeutung haben:

  1. dringend und wichtig
    Aufgaben dieser Priorität sind Krisen, drängende Probleme, die keinen Aufschub (mehr) zulassen. Solange A-Aufgaben anstehen, müssen diese zuerst erledigt werden, alle anderen zurückstehen. Diese Aufgaben blockieren Flexibilität.
  2. wichtig, aber nicht dringend
    Nach dem Abarbeiten aller A-Aufgaben widmen Sie sich den B-Aufgaben. Diese bringen Sie Ihren Zielen näher. Meist handelt es sich bei diesen Aufgaben um Schlüsselaufgaben, um Planungen, wichtige vorbereitende Aufgaben und andere wichtige Dinge. Eine Vernachlässigung dieser Aufgaben kann dazu führen, dass sie früher oder später zu A-Aufgaben werden. Terminieren Sie diese Aufgaben.
  3. dringend, aber nicht wichtig
    Viele dieser Aufgaben scheinen wichtig zu sein, sind aber letztlich nur dringend. Dies können zu knapp bemessene Termine sein, Besprechungen oder andere Unterbrechungen. Befreien Sie sich von diesen Aufgaben soweit es geht -  delegieren sie, sagen Sie ab, eliminieren Sie die Aufgaben.
  4. weder wichtig noch dringend
    Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die genaugenommen gar keine sind. Ob es Newsletter sind, die man halbherzig durchliest oder andere Dinge, die von der Arbeit abhalten, ohne einen Beitrag zum Erfolg zu leisten. Reduzieren Sie diese Aufgaben, soweit es geht, löschen Sie solche Aufgaben oder verlagern Sie deren Erledigung auf einen beliebigen späteren Zeitpunkt.

Zur Erfassung der Aufgaben bieten sich viele Methoden an. Angefangen vom Papier, auf dem Sie die einzelnen Dinge eintragen, die zu erledigen sind, bis hin zur elektronischen Unterstützung. Welche dieser Methoden Sie anwenden bleibt Ihren Vorlieben überlassen. Wichtig ist dabei aber, dass Sie die Liste  regelmäßig erstellen und abarbeiten - und zwar täglich.

Eine einfache Art die Übersicht zu behalten besteht darin, Haftnotizen auf einem FlipChart-Papier zu befestigen. Dieses Blatt hängen Sie an die Wand und haben stets alles im Blick. Unkomplizierte Pflege und Übersicht sind gewährleistet.

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Eine andere, computergestützte Variante, bietet Ihnen ein wenig mehr Komfort bei der Erstellung und Pflege Ihrer Übersicht. Mit Hilfe des zum kostenlosen Download angebotenen Excel-Arbeitsblattes fällt es leicht, diese Liste zu führen. Nach Eingabe der Aufgaben mit entsprechender Zuordnung zur Wichtigkeit/Dringlichkeit erhalten Sie ein Diagramm, in dem diese Aufgaben in den jeweiligen Quadranten angezeigt werden. Sowohl die Liste als auch das Diagramm lassen sich ausdrucken. Die Excel-Arbeitsmappe liegt im Format für Excel in zwei Varianten vor.

Bei der Planung und Bewältigung Ihrer Aufgaben wünsche ich Ihnen viel Erfolg.

Klicken Sie bitte auf das Bild, um zum Downloadbereich zu gelangen, wo Sie die Arbeitsmappe herunterladen können.

Prioritätendiagramm im Downloadbereich

 

 

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